لوازم اداری

لوازم اداری چیست؟

لوازم اداری بخش ضروری از هر محل کار و شرکتی است گه ابزار های مورد نیاز برای سازماندهی، کارآمدی و بهره وری بهتر و بیشتر کارکنان را فراهم می کند. از جمله لوازم اداری می توان به قلم، کاغذ، پوشه های فایل، منگنه و.. اشاره کرد. شاید در نگاه اول این موارد به ظاهر پیش پا افتاده باشند اما بهتری است بدانید همین لوازمات به ظاهر کوچک نقش مهمی را در عملیات روزانه ی یک دفتر یا شرکت بر عهده دارند.

در این مقاله قصد داریم به بررسی اهمیت لوازم اداری و چگونگی کمک آن ها به بهره مندی از یک محیط کار خوب و هدفمند را بررسی کنیم. تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

انواع لوازم اداری

• خودکار

یکی از مهم ترین و در عین حال اساسی ترین لوازم اداری، خودکار است. ممکن است تصور کنید ابزار کوچک و بی اهمیتی به نظر برسد اما باید بدانید در هر محیط اداری این ابزار کوچک یک عنصر اصلی محسوب می شود. برای یادداشت های مهم یا پر کردن فرم ها یا امضای اسناد یک خودکار می تواند برای اطمینان بخشیدن از نوشتن واضح و خوانا تفاوت ایجاد کند. امروزه قلم های مختلفی وجود دارند که کارمندان می توانند با توجه به نیاز خود از بین انواع خودکار یکی را که مناسب سبک نوشتن و ترجیحات آن باشد انتخاب کنند. انواع خودکار عبارتند از:

• خودکار توپی
• خودکار ژله ای
• خودکار فواره ای

• کاغذ

پس از خودکار یکی دیگر از لوازمات اداری کاغذ است که نمی توان از آن چشم پوشی کرد. با توجه به این امر که فناوری های دیجیتال امروزه جای خود را پیدا کرده اند و به طور فزاینده ای رایج شده است، اما همچنان کاغذ جای خود را در ادارات حفظ کرده است. کاغذ در واقع قالبی ملموس و قابل دسترس برای اشتراک گذاری اطلاعاتی چون چاپ گزارش ها و یادداشت ها گرفته تا ایجاد جزوه ها و ارائه ی آن ها را برای کارمندان فراهم می کند. علاوه بر موارد ذکر شده، داشتن یک پشته کاغذ در دست امکان یادداشت برداری سریع، طرح ایده ها در طول جلسات و.... را فراهم می کند.

• منگنه و گیره های کاغذ

منگنه و گیره های کاغذی از دیگر ملزومات اداری می باشد که ممکن است ابزاری ساده به نظر برسند اما در عین حال نقش حیاتی را در سازماندهی اسناد بازی می کنند. این لوازمات خواه چندین صفحه را به یکدیگر متصل می کنند یا کاغذهای شل را محکم می کنند. در واقع منگنه و گیره های کاغذی به حفظ نظم و جلوگیری از گم شدن فایل های مهم کمک می کند. علاوه بر این موارد کارمندان را نیز قادر می سازند تا ارائه ها و گزارش هایی با ظاهر حرفه ای ایجاد کرده و به نوعی ظاهری صیقلی به کارشان ببخشند.

• پوشه ها و کمدهای بایگانی

پوشه ها و کمدهای بایگانی از دیگر لوازمات اداری می باشند که برای مدیریت کارآمد اسناد اداری بسیار حیاتی هستند. آن ها در واقع یک سیستم ساختار یافته برای ذخیره و دسته بندی فایل های مهم به کارمندان ارائه می دهند که امکان دسترسی آسان و بازیابی فایل ها را در صورت نیاز فراهم می کند.  با پیاده سازی یک سیستم بایگانی سازمان یافته در یک شرکت، کارمندان این امکان را دارند با یافتن سریع اسناد ضروری علاوه بر آن که در زمان صرفه جویی کرده باشند، به نوعی استرس کاری خود را نیز کاهش دهند. در واقع با استفاده از دسته بندی فایل ها در پوشه ها و جایگذاری آن ها در کمدهای بایگانی دقایق ارزشمند را در جستجو ی پشته های کاغذ هدر نخواهید داد.